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Luca M.
Admin
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Come funziona
Un agente sa cosa fare. E quando fermarsi.
01
Progettiamo agenti AI con un ruolo preciso, costruito sul lavoro del tuo team. Chi li usa sa a cosa servono e di cosa sono responsabili.
02
Partiamo dal risultato che vuoi ottenere e definiamo come verificarlo: qualità dell’output, tempo risparmiato e condizioni per considerare il lavoro concluso.
03
Diamo all’agente il contesto della tua azienda: informazioni, regole e procedure selezionate insieme. Definiamo quali fonti usare e come tenerle aggiornate.
04
Colleghiamo gli strumenti necessari al suo lavoro e assegniamo accessi mirati. Per ogni sistema decidiamo cosa può leggere, preparare o modificare.
05
Stabiliamo cosa può fare da solo e quali azioni richiedono un’approvazione. Traduciamo questi limiti in regole operative e permessi concreti.
06
Definiamo quando l’agente deve fermarsi, chi coinvolgere e come segnalare un dubbio o un’eccezione. Le persone mantengono il controllo sulle decisioni importanti.
Non solo quello che già fai.Anche quello che oggi non fai
Un agente serve a due cose diverse. La prima è togliere dalle giornate del tuo team il lavoro che nessuno ha scelto di fare. La seconda è più interessante: far succedere cose che oggi in azienda non succedono, perché servirebbe una persona dedicata e non ha senso assumerla.
Tempo da recuperare
Quello che oggi fai, e non dovresti fare tu
Ogni giorno il tuo team dedica tempo ad attività necessarie ma ripetitive: cercare informazioni, spostare dati, rispondere alle stesse domande e preparare documenti. Un agente può occuparsene con regole precise, lasciando alle persone le verifiche e le decisioni che contano.
Un’informazione c’è, ma è sparsa tra mail, cartelle condivise, gestionale e la memoria di due colleghi. L’agente la trova e ti dice da dove viene.
Per esempio
Il commerciale chiede le condizioni applicate a quel cliente l’anno scorso e ha la risposta in pochi secondi, invece di scrivere all’amministrazione e aspettare.
Dati che passano da un sistema all’altro a mano. L’agente li legge, li verifica e li porta dove devono stare.
Per esempio
Un ordine arriva via mail in formato libero e diventa una bozza nel gestionale, già compilata.
Le stesse domande, ogni giorno, dai clienti o dai colleghi. L’agente risponde a quelle standard e lascia alle persone quelle che meritano una persona.
Per esempio
Stato della spedizione, disponibilità, documenti da allegare, procedure interne.
Bozze, preventivi, riepiloghi che poi qualcuno verifica e firma. L’agente arriva fino al punto prima della decisione.
Per esempio
La prima stesura di un preventivo a partire da una richiesta e dal listino corretto, pronta da rivedere.
Possibilità da aprire
Quello che oggi non fai affatto
Ogni azienda ha una lista di cose che sarebbe utile fare e che non fa nessuno. Non per pigrizia: perché servirebbe qualcuno che le faccia tutti i giorni, e quel qualcuno non c’è. È la parte in cui un agente non ti fa risparmiare, ti dà qualcosa in più.
Quello che succede fuori dall’azienda, con continuità. Cosa pubblicano i concorrenti, come si muovono i prezzi delle materie prime, quali bandi e incentivi ti riguardano, cosa dicono le recensioni e cosa cambia nelle normative del tuo settore. Solo fonti pubbliche, raccolte tutti i giorni invece che quando qualcuno ha tempo.
Per esempio
Ogni lunedì una sintesi di cosa è cambiato nel tuo mercato, con solo quello che ti riguarda.
Materiale che oggi fai in quantità minore del necessario, o che compri fuori. Schede prodotto, traduzioni, documentazione tecnica, report periodici, presentazioni, contenuti. Con il tuo tono di voce e i tuoi dati.
Per esempio
Il catalogo tradotto e adattato in quattro lingue, aggiornato ogni volta che cambia un prodotto.
Leggere tutto, invece di un campione. Una persona apre dieci contratti, un agente li apre tutti. E quello che emerge non è una media, è l’eccezione che stavi cercando.
Per esempio
Tutti i contratti fornitore letti per trovare clausole fuori standard e scadenze dimenticate. Oppure tutte le richieste di assistenza dell’ultimo anno, per sapere davvero cosa si rompe.
Accorgersi delle cose. Un ordine fuori dalle abitudini di quel cliente, un pagamento in ritardo rispetto allo storico, un consumo che si scosta dalla previsione, una scadenza che si avvicina. Nessuno controlla tutto ogni giorno. Un agente sì, e avvisa solo quando serve.
Per esempio
Una segnalazione al responsabile quando un cliente storico ordina la metà del solito.
Quando un agente non basta
Un agente è la soluzione più semplice, e per questo la proviamo per prima. Ma non è sempre la risposta giusta.
AI Radar
